عده کثیری از کارمندان و مدیران شرکت‌های امروزی در ایران معتقد هستند که هوشمندسازی فضای کار، هزینه‌های فعالیت را کاهش داده و محیط کاری ایده‌آلی را برای کارکنان به وجود می‌آورد. اما سیستم کنترل هوشمند اداری چیست و اداره هوشمند چه مزایایی دارد؟
در طی سال‌های اخیر به لطف توسعه و پیشرفت فناوری، محیط‌های اداری دستخوش تغییرات قابل توجهی شده‌اند. اکثر کارشناسان بر این باورند که اگر محیط کاری برای کارمند مناسب نباشد و نتواند خود را با سایر نیازهای محیط وفق دهد، مجموع فعالیت‌ها و خودِ اداره از بین می‌رود. به همین علت، بسیاری از مدیران در ایران به «هوشمندسازی» روی آوردند و تصمیم می‌گیرند که در اولین گام توسعه کسب و کارشان، یک اداره هوشمند ایجاد کنند. اداره هوشمند تنها به بروز کردن ابزارهای داخل اداره مربوط نمی‌شود، بلکه مسائل دیگری هم جهت هوشمد‌سازی کارآمد باید انجام گیرد. در ادامه مقاله، بیشتر با مفهوم اداره هوشمند و سیستم کنترل هوشمند اداری آشنا می‌شوید. برای آشنایی با دیگر محصولات از جمله درب اتوماتیک، درب پارکینگ، درب شیشه ای، کرکره برقی، راهبند و غیره کلیک کنید.
اداره هوشمند چیست؟
اداره هوشمند یک محیط کاری است که در آن از مجهزترین فناوری‌های جهان استفاده می‌شود تا کارکنان، کارمندان و مدیران بتوانند هوشمند‌تر، مفید‌تر و زودتر فعالیت‌ها را جلو ببرند. مقصود از سیستم هوشمند اداره، حذف موانع غیر لازم از سر راه کارمندان و اتوماتیک کردن کارهاست. این فرآیند منجر می‌شود که وقت تنها برای انجام کارهای ضروری معطوف شود.
استفاده از بهینه‌ترین تجهیزات اعم از گوشیهای هوشمند، لپ تاپ‌های کوچک و مناسب، سیستم‌های ارتباطی قدرتمند و زیربنا‌های IT، ارکان اصلی اداره‌های هوشمند را تشکیل می‌دهند. متخصصان طراحی اداره‌های هوشمند، به تحقیق پیرامون تاریخچه هوشمندسازی محیط کار پرداختند و موفق شدند این فرآیند را به سه مقطع تاریخی تقسیم کنند:
- مقطع اول (اواسط دهه 90 تا 2007): در این مقطع، اکثر اداره‌های مرکزی و خصوصی، از تلفن همراه، لپ تاپ و اینترنت استفاده می‌کردند.
- مقطع دوم (اواخر دهه 2000 تا اوایل دهه 2010): نوآوری‌های فناوری روز به روز پیچیده‌تر و گسترده‌تر شدند. گوشیهای هوشمند، لپ تاپ‌های کوچک و جیبی و اینترنت بی‌سیم و پرسرعت، اداره‌های تجاری و دولتی را بیش از پیش هوشمند‌تر کرد. اکثر کارکنان ادارهها از جدیدترین نرم‌افزارهای کاربردی و محاسباتی نیز استفاده می‌کردند.
- مقطع سوم (اواسط دهه 2010 تا کنون): سطح آگاهی مردم پیرامون فرآیند هوشمندسازی و مزایای آن افزایش پیدا کرده است و این امر احداث اداره‌های هوشمند را در طی سال‌های اخیر بالا برده است. با عمل هوشمندسازی، هزینه‌های فعالیت‌ها کاهش پیدا می‌کند و کارمندان، محیط کاری راحتی را جهت انجام امور خود احساس می‌کنند.
سیستم کنترل هوشمند اداری چیست؟ انواع خدمات هوشمندسازی ادارهها
سیستم کنترل هوشمند اداری، مجموعه‌ای از خدماتی است که با بهره‌گیری از جدیدترین تجهیزات و امکانات فناوری، محیط اداره، مراکز تجاری و صنعتی را هوشمند می‌سازد. استفاده از سیستم کنترل هوشمند اداری باعث حفظ منابع انرژی و جلوگیری از اتلاف وقت می‌شود و به رشد و پیشرفت فعالیت در ادارهها، کمک بسزایی می‌کند. انواع خدمات هوشمندسازی ادارهها عبارتند از:
- کنترل هوشمند روشنایی تمام بخش‌های مجتمع اداری
- کنترل هوشمند نورپردازی نماهای داخلی و خارجی مجتمع اداری
- کنترل هوشمند لوازم و ابزار برقی و الکترونیکی
- کنترل هوشمند پارکینگ‌ها
- کنترل هوشمند سیستم امنیتی
- مدیریت هوشمند سیستم‌های صوتی و تصویری
- کنترل هوشمند سیستم‌های اعلام خطر
- کنترل هوشمند آسانسورها و پله برقی‌ها
مزایای سیستم کنترل هوشمند اداری چیست؟
بی‌شک هوشمندسازی ادارهها، نقش بسزایی در جلب مشتری و استخدام کارمند ایفا می‌کند. کارجو برای احساس راحتی و دسترسی به تمام نیازهای خود، به طور معمول به سمت استخدام در اداره‌های هوشمند می‌رود.
روزانه میزان انرژی بالایی در ساختمان‌های اداری ایران اتلاف می‌شود و در عصر کنونی، با توجه به وضعیت گرانی و افزایش قیمت‌ها، این موضوع به یک معضل جدی تبدیل شده است. معمولا در اداره‌های هوشمند، کنترل روشنایی و دما بر مبنای اطلاعات به دست آمده از حسگرها صورت می‌گیرد. در صورتی که کارمندی پس از پایان ساعت اداری، فراموش کند که ابزارهای الکترونیکی، لامپ‌ها و سیستم گرمایشی و سرمایشی را خاموش کند، این حسگرها می‌توانند این کارها را به صورت خودکار انجام دهند.
روش دیگر جهت کاهش میزان انرژی، تحلیل و آنالیز اطلاعات توسط دستگاهی واحد است. این دستگاه میزان مصرف انرژی توسط هر کارمند را به صورت دقیق اندازه گیری می‌کند و نشان می‌دهد. همچنین خود این راهکاری است که می‌تواند میزان انرژی مصرفی زائد را کاهش دهد.
مهم‌ترین مسئله سیستم کنترل هوشمند اداری، عملکرد درست در قبال برقراری امنیت است. امروزه در اداره‌های تجاری و دولتی، به علت تردد مردم، محیط مناسبی برای انجام سرقت و دزدی شده است. اغلب اداره‌های هوشمند، از سیستم امنیتی بالایی برخوردار هستند. دوربین‌های امنیتی قدرتمند در تمام نقاط اداره نصب می‌شوند و تمام حرکات افراد را ضبط و ثبت می‌کند. کلیه اطلاعات سپس در اتاق مانیتورینگ توسط نگهبان دریافت و ذخیره می‌شود. کیفیت تصاویر ضبط شده از این دوربین‌ها بسیار باکیفیت هستند.
یکی از کارهای لازم مدیران کسب و کار این است که کارآمد بودن شرکت خود را نسبت به میزان هزینه اعمال شده، تحلیل نمایند. حسگرها و سیستم‌های هوشمند می‌توانند اطلاعات فوری دریافت و پردازش و آن اطلاعات را تبدیل به اطلاعاتی مفید کنند. اطلاعات مفید به دست آمده برای تحلیل، ارزیابی و توسعه عملکرد کارکنان و شرکت به کار برده می‌شود.
هوشمند‌ترین ساختمان اداری در جهان و ایران کجاست؟
هوشمند‌ترین ساختمان اداری در جهان، Edge نام دارد. هر کارمندی در این ساختمان اداری، از یک اپلیکیشن در گوشی همراهش برخوردار است که برنامه کاری وی، مجل پارکینگ اتومبیل، میز ناهار و استراحت، محل برگزاری اتاق کنفرانس و اتاق مطالعه را طبق هر روز مشخص نشان می‌دهد.
هوشمند‌ترین ساختمان اداری در ایران، ریبون نام دارد که مانند ساختمان اداری Edge، کارمندان با استفاده از یک اپلیکیشن تماما فارسی، می‌توانند محیط کاری خود را در هر جایی که باشند، کنترل کنند. این ساختمان از مجهزترین سیستم کنترل هوشمند اداری اعم از سیستم امنیتی، آسانسورها و پله برقی، بالاترین سرعت اینترنت، آبیاری فضای سبز و غیره برخوردار است.
سخن پایانی
با پیشرفت روزمره فناوری، توسعه اداره‌های هوشمند در ایران چیز عجیبی نیست. ممکن است سوالی درباره مقرون به صرفه بودن هوشمندسازی ادارهها توسط کارمندان و مدیران ایجاد شود که در پاسخ می‌توانیم بگوییم این کار کاملا مقرون به صرفه است، زیرا سرمایه‌ای که جهت هوشمندسازی اداره به کار برده می‌شود، به روش‌های مختلفی مثل صرفه جویی در انرژی، رضایت کارمندان و افزایش بازده مفید کاری بازمی‌گردد. فرآیند هوشمندسازی، ارزش اداره را بالا خواهد برد.
